Oltre il registro elettronico

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Didanet Documenti

Una segreteria senza carta

Dal Protocollo informatico alla conservazione digitale, puntiamo a una tecnologia che sia efficiente ma facile da usare. Più utile, più immediata, più vicina.

Didanet Documenti è la soluzione per le scuole che decidono di risparmiare risorse e snellire la burocrazia, nel rispetto della normativa. 

Sinonimo di dematerializzazione: Didanet Documenti permette di gestire in maniera digitale e rispettosa della normativa tutta la documentazione scolastica (circolari, protocolli, fatture elettroniche...) facilitando molto il lavoro del personale di segreteria.

Non solo la documentazione cartacea diminuirà sensibilmente, ma sui documenti digitalizzati è possibile effettuare semplici ricerche testuali e per classificazione, ritrovando in men che non si dica qualsiasi documento: è la fine delle lunghe ricerche in mezzo alla polvere e ai faldoni cartacei.

Maggiore efficienza amministrativa, riduzione dei costi, trasparenza ed accessibilità ai documenti.

Protocollo Informatico

Protocollo informatico a norma (DPR 445/2000 e DPCM 13 /12/2013), aderente alle regole tecniche di interoperabilità fra sistemi di protocollo, per la ricezione e trasmissione di documenti da e verso altre pubbliche amministrazioni. Gestisce tutte le funzionalità di registrazione, segnatura, annullamento. Completamente integrato al sistema di gestione documentale, ne sfrutta tutte le potenzialità.

Didanet documenti implementa l’archiviazione automatica delle PEC giunte alla/alle caselle PEC dell'Istituto. Gestisce la trasmissione documenti, ed archivia le ricevute prodotte dai provider PEC e dai sistemi di protocollo degli enti mittenti/destinatari.

  • Protocolla “a norma” i documenti nel sistema informatico di protocollo come da DPCM del 3/12/2013
  • Assegna in automatico del numero e data di protocollo
  • Associa il file o la scansione dell’originale cartaceo  al protocollo
  • Associare immagini al protocollo
  • Gestisce in maniera integrata la PEC e quindi garantisce l'interoperabilità con il protocollo: netta gestione delle ricevute PEC dal sistema.
  • Riceve e Registrare a protocollo email ordinarie (NON PEC)
  • Ricerca dei documenti protocollati e registrati a sistema

Gestione documentale

Didanet Documenti è il sistema di gestione documentale integrato nella piattaforma Didanet. Nasce dalla stessa base dell'analogo sistema documentale usato anche nelle università: è quindi già rispondente a tutte le normative e pronto a gestire dai casi d'uso più semplici a quelli più complessi.

Funzioni principali

Classificazione dei documenti

Classifica i documenti grazie alle voci del Titolario di classificazione standard per tutte le scuole

Gestione dei documenti

  • Ricerca dei documenti inseriti nel sistema attraverso qualunque informazione inserita
  • Gestione dell’iter dei documenti con smistamento tra il personale degli uffici della Scuola
  • Gestione dei versioning dei documenti tramite iter di lavoro  (workflow) configurabili
  • Supporto per la firma digitale*​

Fascicolazione

  • Fascicoli elettronici dei procedimenti amministrativi, affari e  attività
  • Fascicolo elettronico di persona fisica:
  • Fascicolo di persona: docente, personale ATA
  • Fascicolo studente

Firma digitale e conservazione a norma

Con Didanet Documenti hai la possibilità di applicare una o più firme digitali su documenti informatici (tramite la gestione automatizzata dei passaggi documentali).

Il modulo consente di apporre e verificare la Firma Digitale di qualsiasi documento informatico redatto secondo le norme ed i formati riconosciuti dalla normativa italiana (PKCS#7, PDF e XML).

Nel pieno rispetto delle leggi vigenti, la firma digitale segue le specifiche indicate sia dalla legge 59/97 e dalle sue successive revisioni che dal Codice dell’Amministrazione Digitale di DigitPA (ex CNIPA).

Il sistema documentale è integrabile con il servizio di conservazione digitale. I documenti vengono conservati corredati di tutto il sistema di relazioni ed informazioni di contesto e dei metadati di classificazione e fascicolazione; sono ricercabili in tempo reale, e sono consultabili attraverso l’apposita interfaccia Web a disposizione di specifiche utenze applicative.

Fascicolo dello studente

Con Didanet Documenti hai un'opzione in più: il Fascicolo dello studente

Didanet Documenti ti consente la creazione del fascicolo studente, consentendo quindi il reperimento efficace di tutti i documenti relativi allo studente stesso, alla sua carriera, alle sue attività.

Certificati, attestati, documentazione amministrativa di orientamento, di stage, la pagella, etc. sono quindi tutti documenti che confluiscono automaticamente in questo fascicolo grazie all’integrazione con il registro elettronico e con lo scrutinio.