Oltre il registro elettronico

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La conservazione digitale

Per garantire il rispetto di quanto previsto dalla normativa, le amministrazioni scolastiche devono dotarsi di un sistema di conservazione idoneo. Tale sistema non deve essere dotato soltanto delle infrastrutture tecnologiche, ma anche di professionalità, procedure e responsabilità ben definite, per assicurare che la conservazione a lungo termine vada a buon fine.

Perché scegliere la conservazione digitale

Come avere la garanzia che i documenti digitali registrati siano accessibili anche nel lungo periodo?

Conservare in ambiente digitale significa infatti mantenere nel lungo periodo la possibilità di accesso alle risorse custodite. Perché le risorse conservate siano accessibili è necessario che siano conservate in sistemi in grado di garantire alle istituzioni una serie di requisiti.

Tali requisiti sono definiti dalla normativa nel CAD art. 44 e si riassumono nei concetti di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.

Requisiti per la conservazione dei documenti informatici

1. Il sistema di conservazione dei documenti informatici garantisce:

a) l'identificazione certa del soggetto che ha formato il documento e dell'amministrazione o dell'area organizzativa omogenea di riferimento di cui all'articolo 50, comma 4, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n.445

b) l'integrità del documento;

c) la leggibilità e l'agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative, inclusi ì dati di registrazione e di classificazione originari; 

d) il rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e dal disciplinare tecnico pubblicato in allegato B a tale decreto. 

Didanet Documenti è integrato con il sistema di conservazione, uno spazio dotato d’infrastrutture tecnologiche in grado di assicurare la sicurezza fisica e logica dei documenti digitali, garantendone la memorizzazione, la conservazione e quindi al contempo l’autenticità, l’integrità e l’affidabilità.

Registrazione e segnatura di protocollo, classificazione, organizzazione, assegnazione, reperimento e conservazione dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni non saranno più un problema. 

Conservazione analogica e conservazione digitale

Per comprendere meglio i requisiti descritti dalla normativa occorre sottolineare la differenza  - consistente - tra conservare un documento cartaceo e conservarne uno digitale.

Il documento analogico (cartaceo) è  considerato un oggetto fisico durevole. Per la nostra normativa, la degradazione della carta e dell’inchiostro sono compatibili con la possibilità della sua conservazione in formato originale, in quanto il documento rimane inalterato per un ampio arco di tempo. Inoltre il valore giuridico del documento cartaceo è facilmente riscontrabile: ad esempio è possibile riconoscerne l’autenticità grazie al riconoscimento della firma autografa.

Nel contesto digitale la situazione è molto più complessa. Basta pensare a tutto quello che serve per produrre i documenti digitali: sistemi operativi, applicativi, formati in grado di rappresentare e leggere  il contenuto del documento informatico, supporti di memorizzazione.

L’evoluzione tecnologica rende i supporti di memorizzazione obsoleti, così come i formati (pensiamo a quante versioni di formati ci sono!)

Si sono quindi rese necessarie una serie di misure organizzative e tecnologiche volte a fare in modo che il documento informatico non venga manipolato, continui a essere leggibile nel tempo e soprattutto mantenga il suo valore giuridico probatorio.

Il valore giuridico dei documenti informatici: autenticità e firma digitale

L’autenticità di un atto - intesa come riconducibilità certa di un autore ad un determinato documento e la sua sottoscrizione mediante firma digitale o altra firma elettronica qualificata - garantiscono il valore giuridico di un documento, anche nell’ambito delle amministrazioni scolastiche.

E’ necessario quindi preoccuparsi della conservazione della firma digitale e soprattutto – dato che i certificati delle firme digitali hanno valore temporale limitato -  apporre con una marca temporale opponibile a terzi.

L’apposizione della marca temporale, l’attenzione al certificato di firma sono attività che spettano al responsabile della conservazione, colui che si occupa della conservazione dei documenti digitali nel lungo periodo.