Oltre il registro elettronico

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L'importanza del Titolario

Il Titolario

Da sempre, quando si parla di Titolario ogni scuola agisce in autonomia. Nella realtà, tutte le scuole devono gestire le stesse tipologie di documenti e quindi affari e pratiche simili. Proprio per questo, il Titolario deve essere strutturato in base alle funzioni della Scuola, non in base all’organigramma. Al cambiare dell’organizzazione degli uffici il Titolario diventa quindi la guida per poter orientarsi tra i documenti che vanno trasferiti nei diversi uffici.

Perché classificare i documenti?

Attribuire la classificazione ai documenti è fondamentale affinché essi possano essere organizzati nei fascicoli e quindi facilmente ritrovabili.

Qual è lo strumento che consente di orientarsi e quindi  definire l’organizzazione dell’archivio della scuola?

E’ il Titolario o Quadro di classificazione. Il titolario consiste in uno schema astratto che individua le funzioni della Scuola tramite una gerarchia di titoli che si suddividono in classi.

Quindi il Titolario a cosa serve?  E’ strumento per la collocazione logica del documento all’interno dell’archivio dell’ente. Tutti i documenti devono quindi essere classificati: sia quelli protocollati che quelli non protocollati poiché se non si classificano non entrano a far parte dell’archivio!

Classificare significa: assegnare al documento il codice – l’indice di classificazione (del Titolario) – che indica Titolo e classe della funzione della Scuola a cui il documento afferisce.

Ad esmepio, il Documento d’invito a partecipare al progetto Europeo: “Educazione alla multiculturalità”, sarà classificato in base al Titolario in uso della scuola. Quindi:  Titolo: III – Didattica; classe: 2 – Progetti

Perché le scuole parlino un linguaggio comune occorre che tutte usiano il Titolario standard definito sulle funzioni comuni a tutti  gli Istituti Scolastici.

Didanet Documenti

Il sistema documentale Didanet Documenti aiuta la gestione e l’organizzazione dell’archivio digitale sella scuola, poiché oltre alla registrazione a protocollo, obbliga alla classificazione dei documenti e alla conseguente fascicolazione elettronica.

Tutti i documenti, in fase di registrazione a protocollo o meno, vengono così classificati in base all’oggetto e alla materia e successivamente archiviati nei rispettivi fascicoli elettronici.

Uno sguardo alla normativa

DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - articolo 56 (R)

1. Le operazioni di registrazione indicate all’articolo 53 e le operazioni di segnatura di protocollo di cui all’articolo 55 nonché le operazioni di classificazione costituiscono operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni.

DPR 28 dicembre 2000, n. 445 Art. 65 c.1

fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun documento registrato, il fascicolo ed il singolo procedimento cui esso è associato  e consentirne il rapido reperimento.

D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 - Art. 41

La pubblica amministrazione titolare del procedimento raccoglie in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo da chiunque formati.