Oltre il registro elettronico

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Dematerializzazione: testimonianze dalle segreterie scolastiche

Martedì, Marzo 22, 2016 - 17:30

La sfida, come ormai quotidianamente sentiamo dai mezzi di informazione, a cui è chiamata la scuola - ma non solo - è quella della digitalizzazione e in particolare la dematerializzazione dei documenti.

Didanet Documenti è lo strumento attraverso il quale Cineca ha raccolto questa sfida nell’ambito scolastico, mettendosi in prima linea con il personale a realizzare nei fatti questa innovazione; perché, al di là dei grandi proclami, l’informatica deve fare i conti con i dettagli di tutti i giorni.

Per dare testimonianza di questo sforzo abbiamo posto alcune domande agli operatori scolastici direttamente coinvolti nell’uso dello strumento, così da trarre un primo bilancio di questa esperienza, su cui ci stiamo impegnando con molto entusiasmo. Alle domande hanno risposto operatori e responsabili di segreteria delle circa 50 scuole in cui è in uso la soluzione Cineca di gestione documentale.

Più vicini alla normativa, più vicini a una gestione efficiente

1) Dematerializzare la segreteria scolastica: quali sono le principali sfide che state affrontando e che vi aspettate di affrontare? Quali gli obiettivi e i vantaggi per la scuola?

Dalle risposte a questa domanda ricaviamo che la dematerializzazione della segreteria scolastica nella pratica ha davanti a sé un cammino ancora lungo. L’esperienza denota luci e ombre.

Le luci sono sicuramente la maggiore conformità a quanto richiesto dalla normativa sulla trasparenza e sulla gestione documentale, la maggiore efficacia nello smistamento dei documenti.

Fra le ombre, rileva ad esempio Chiara Pocecco dirigente dell’IC Roiano Gretta (TS),  si rilevano ancora carenze di “copertura” nella applicazione, in particolare per quanto riguarda il processo legato alle circolari del dirigente (particolarmente centrale in ambito scolastico), e la documentazione riservata ai docenti, per cui auspica quindi anche un maggior coinvolgimento dei docenti stessi alla “buona gestione documentale”.

Ci sono poi chiaramente problemi più legati alla scarsa abitudine nell’utilizzo dei sistemi informatici: ad esempio, per quanto riguarda la ricerca di un documento, lo strumento informatico offre molteplici filtri e ricerche incrociate per recuperare l'informazione in modo rapido ed efficace - ma spesso permane l'abitudine a ricercare secondo criteri analogici,  quindi solamente per estremi del documento. Del resto per loro stessa ammissione accade che gli operatori siano restii all' accettazione di nuove metodologie di lavoro nonostante i vantaggi indubbi che l’informatizzazione porta - e questa rimane  di fondo sempre una sfida nella sfida.

Rinnovare gli strumenti per rinnovare i processi

2) Nuovi mezzi e nuovi processi: con la dematerializzazione si rendono necessarie modifiche organizzative o si tratta di portare sul digitale il processo esistente? L'introduzione del sistema informatico è un supporto o una difficoltà aggiunta?

Per la maggior parte degli intervistati l'introduzione del sistema informatico rappresenta sicuramente un aiuto nella riorganizzazione dei processi, e nel diffondere una maggiore sensibilizzazione e attenzione ai temi della gestione documentale. Anche quando l’introduzione di un sistema comporta inevitabilmente cambiamenti al modo di lavorare, si riconosce che il più delle volte si tratta di adattamenti facilmente risolvibili e che anzi aiutano ad acquisire una maggiore attenzione al rispetto delle norme, per esempio quelle sulla trasparenza.

Amministrazione trasparente e Albo online: l'integrazione che fa la differenza

3) Le ragioni di una scelta: quali valutazioni vi hanno guidato nella scelta di un sistema informatico di gestione documentale per la vostra scuola?

Tra le motivazioni che hanno spinto maggiormente alla scelta di Didanet Documenti, prima di tutte viene sicuramente l’opportunità di semplificazione offerta dalla gestione integrata fra applicativo per la gestione documentale e sito web per adempiere alla normativa su Amministrazione Trasparente o Albo.

In secondo luogo (anche perché ancora in via di sviluppo) l'integrazione con il registro elettronico, alla quale però andrebbe anche aggiunta la possibilità di un applicativo per la gestione del personale. In sostanza sembra prevalere l’idea che una suite di strumenti integrati sia la vera chiave di volta, ed anche la linea guida per l’acquisto di soluzioni informatiche nella scuola.

"Presto si acquisisce pratica e il lavoro procede sicuro e spedito"

4) Condividere l'esperienza: con quali passi state introducendo le novità tecnologiche ed organizzative nella vostra scuola? Quali difficoltà avete incontrato e come consigliereste di superarle?

Ci piace citare come risposta alla prima domanda, quella di Carlo Ercole dell’IC Pitocco, Castelnuovo di Porto (RM): “Occorre gettarsi nella mischia. Gli unici passi richiesti riguardano la formazione e l'accettazione delle nuove metodologie di lavoro da parte del personale. Un breve periodo di prova e poi subito in produzione. Nei primissimi giorni il lavoro è, ovviamente, rallentato, ma presto si acquisisce pratica e il lavoro procede sicuro e spedito.

In merito alle difficoltà segnalate, gli operatori si dividono fra quelli che sottolineano ancora una volta l’atteggiamento poco incline al cambiamento, spesso frutto più che di un’ostilità preconcetta, di un vero e proprio timore che però può essere superato. Altri invece lamentano un’imperfetta sincronizzazione fra i vari applicativi in gioco (Gestione Documentale, Registro Elettronico e Sito web), che ancora deve essere migliorata per raggiungere buoni risultati in termini di efficienza e semplicità.

La gestione documentale dematerializzata a scuola: approfondimenti